Aquí hay técnicas prácticas y fáciles de aplicar que ayudarán. Una vez que se completa la etapa analítica inicial, las técnicas descritas aquí son simples que se pueden aplicar diariamente, semanalmente y mensualmente, como una cuestión de rutina. Semana de preparación: el primer paso es el que más tiempo consume: analizar tu situación actual.
Para establecer en qué condición se encuentra su gestión del tiempo en este momento, deberá completar al menos una semana, tal vez dos, de preparación. También deberá tomar nota de cualquier actividad que caiga mensualmente, como reuniones de equipo o revisiones de rendimiento del presupuesto.
Registrar su actividad: durante al menos una semana, diariamente, deberá mantener un registro detallado, diario o registro, de en qué actividades está involucrado y cuánto tiempo pasa en cada una de ellas. Sea lo más detallado posible, para que pueda analizar sus actividades en profundidad.
Los expertos en el campo de la gestión del tiempo recomiendan que divida su día en períodos de al menos 15 minutos, y para períodos muy ocupados, incluso períodos de tiempo más pequeños de 5 o 10 minutos.
Por ejemplo, durante los primeros 30 minutos después de comenzar a trabajar por la mañana, no solo escriba de 8.30 a 9.00 Comenzó a trabajar, abrió correos electrónicos, habló con colegas, debe dividir esto en al menos tres períodos de 10 minutos. Si ha elegido una semana inusual, por ejemplo, cuando está ausente de la rutina habitual, en un curso de capacitación, complete el registro de los días que faltan, la semana siguiente. Sé disciplinado al respecto. Use un cuaderno o un diario, o prepare una hoja de tiempo en papel o en una computadora para cada día.
Lleve esto con usted a todas partes, o al menos, complételo cada vez que regrese a su área de trabajo personal. Si le ayudará, obtenga el apoyo de sus colegas y pídales que le recuerden que debe registrar sus actividades diligentemente.
Análisis de su actividad: al final de este período, deberá analizar cuidadosamente estos registros. El objetivo principal es identificar actividades y eventos negativos. Estos incluirán actividades en las que no debería estar involucrado, o podría delegar, actividades en las que está gastando demasiado tiempo, actividades que son improductivas y eventos que son disruptivos o improductivos.
Algunas de las actividades que identifique aquí serán únicas para su situación, pero algunas serán comunes a la mayoría de los profesionales, como ser interrumpido inapropiadamente por colegas, por llamadas telefónicas dirigidas a otros, por asistir a reuniones que no son relevantes para usted, navegando por Internet, centrándose en tareas de baja prioridad en lugar de más importantes, pero más difíciles, unos.
Sin embargo, también es importante identificar las actividades y eventos positivos, para que pueda considerar qué tan apropiado es el tiempo que actualmente está asignando a estos.
Los ejemplos podrían ser cuánto tiempo está dedicando a apoyar o entrenar a los miembros de su equipo, o cuánto tiempo le está dando a la construcción y el mantenimiento de relaciones con los demás, o cuánto tiempo está dedicando a abordar los problemas de gestión de la calidad. Con una imagen clara de cómo está gastando su tiempo, puede pasar al siguiente paso.
Hable con las partes interesadas: estos son los colegas, los equipos, los gerentes, tal vez los proveedores, tal vez los clientes, que tienen un interés legítimo en cómo se desempeña en el trabajo y que se verán afectados por los cambios que realizará.
Es posible que también deba organizar una discusión con personas clave, antes de seguir los siguientes pasos. Listado Ynuestras responsabilidades: aparte de la actividad de grabación, debe hacer tiempo para revisar su descripción de trabajo, usted mismo si está actualizado y actualizado, con su gerente de línea si necesita una revisión formal.
El propósito de esto es aclarar cuál es su papel y cuáles son sus responsabilidades formales. A menudo ocurre que, debido a la mala gestión del tiempo y los problemas que esto crea, se permite que el papel y las responsabilidades se desvíen, hasta el punto en que el individuo no está llevando a cabo las actividades a las que está destinado.
Una imagen clara de cuál es el papel y las responsabilidades en realidad es una parte esencial de la construcción de una base sólida sobre la cual planificar su nuevo enfoque para administrar su tiempo. Enumerar sus objetivos: esta es otra parte esencial de la construcción de esa base como profesional, gerente o especialista, tendrá objetivos a nivel corporativo y nivel operativo a los que su actividad está destinada a contribuir y ayudar a lograr.
En paralelo, tendrás objetivos personales de desempeño laboral y desarrollo personal hacia los que debes trabajar. Identificarlos y revisarlos le permitirá aclararlos y tenerlos en cuenta cuando planifique los cambios que realizará.
Eliminar o reducir actividades innecesarias: con la información que ha recopilado y considerado, ahora es el momento de tomar alguna medida. En términos simples, esto significa identificar aquellas actividades, eventos y períodos de tiempo, que no están contribuyendo a que usted cumpla con su papel y sus responsabilidades, y no lo ayudan a contribuir al logro de los objetivos corporativos y operativos ni sus propios objetivos personales.
En sus planes de acción y en sus listas diarias, semanales y mensuales (que discutimos a continuación) puede asegurarse de no continuar perdiendo tiempo y esfuerzo en ninguna de estas actividades negativas e improductivas.
Priorizar actividades: es posible que deba hablar con su equipo y/o con su gerente de línea, posiblemente con proveedores y clientes internos o externos, para aclarar y confirmar cuáles deben ser sus prioridades.
Esta podría ser una oportunidad para discutir cómo podría delegar algunas tareas a otros, tal vez simplemente porque no debería hacerlas en primer lugar, tal vez como una actividad de desarrollo para ayudar a un miembro del equipo a aprender nuevas habilidades. El objetivo es tener una idea clara de cuáles son las tareas y eventos de alta, media y baja prioridad.
A continuación, puede asignar una hora apropiada del día, la semana o el mes para trabajar en estos, y un período de tiempo apropiado que garantice que podrá completarlos con éxito. Preparación de listas de acciones: a veces llamadas listas de tareas pendientes.
Esta es una actividad relativamente simple, donde observa las tareas y eventos del próximo día, semana y mes, y enumera las actividades que tiene la intención de llevar a cabo, y cuándo y durante cuánto tiempo trabajará en ellas.
Por supuesto, deberá verificar continuamente que estas actividades coincidan con su rol, responsabilidades y objetivos. Comenzar cada nuevo día: en realidad, esto puede significar tomar medidas al final del día anterior, su última tarea del día es planificar sus actividades específicas, tal vez como una simple lista de acciones o tareas pendientes, con tiempos, tal vez como una lista de prioridades, que tiene la intención de completar al día siguiente. Luego, al comenzar a trabajar al día siguiente, tendrá un plan de acción esperándolo. A medida que avanza el día, debe revisar su progreso a intervalos y hacer ajustes cuando sea necesario.
Luego, al final del día, elaborar el plan de acción, la lista, para el día siguiente. Construir en tiempos de descanso: no caigas en la trampa de tratar de trabajar continuamente, todo el día sin parar, trabajando en todos tus descansos y, lo que es peor, no tomar un descanso para almorzar.
La abrumadora evidencia muestra que necesitamos tener descansos, y que sin ellos nuestro rendimiento se deteriora dramáticamente cuanto más tiempo pasamos sin ellos. Debe tomar al menos un breve descanso a media mañana, un mínimo de 30 minutos a la hora del almuerzo y un breve descanso por la tarde. Su organización debe alentarlo a tomar estos descansos, ya que es requerido por la legislación de salud y seguridad en el trabajo.
Comenzando cada nueva semana: trate de adoptar el mismo enfoque que con la planificación diaria. Al final del último día de su semana laboral, elabore un plan de acción para la semana siguiente, o al menos para el primer día en detalle y el resto de la semana en esquema.
Comenzando cada nuevo mes: nuevamente, adopte el mismo enfoque que con la planificación semanal. Durante la última semana del calendario del mes presupuestario, prepare su plan de acción para el mes siguiente.
Planificación estratégica: en paralelo con la planificación diaria, semanal y mensual, también debe tener un plan de antecedentes que se centre en los objetivos a mediano y largo plazo. Estos pueden ser objetivos de rendimiento en el lugar de trabajo, como los resultados financieros de fin de año, pero también deben incluir objetivos más suaves, pero igualmente importantes, como el desarrollo de individuos y equipos (sin olvidar sus propios objetivos de desarrollo personal). También pueden incluir objetivos como la mejora de las condiciones de trabajo, o las relaciones, por ejemplo entre departamentos o con proveedores.
Estos planes a más largo plazo deben ser referidos y revisados los progresos, al menos una vez al mes. En resumen: sin un enfoque estructurado para administrar su tiempo, es inevitable que se encuentre con dificultades, no cumpla con plazos importantes, no preste suficiente atención a su carrera y desarrollo personal, no se ocupe completamente de las necesidades de los miembros de su equipo, permita que otros dicten cómo pasa su tiempo en el trabajo.
El resultado es que el trabajo se convertirá en una carga y su rendimiento se deteriorará. Además, otros se darán cuenta y su desempeño será juzgado negativamente. Al seguir los pasos simples y prácticos descritos aquí, tomará el control del tiempo que pasa en el trabajo y tomará el control de las actividades que realiza.
Una vez que haya aplicado constantemente estas técnicas durante un mes o dos, se convertirán en hábito, absorbidos sin problemas en su vida laboral diaria. Si te interesa saber algo caliente y algo curioso este lugar será para ti, sin moverte puedes puedes visitar nuestra pagina de anillo vibrador y comprar.
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